CALL CENTER & CLIENT SERVICES REPRESENTATIVE

POSITION OVERVIEW

KEY RESPONSIBILITIES

• Answer incoming calls in a professional, warm, and welcoming manner.
• Respond to client questions regarding services, treatments, pricing, promotions, memberships, packages, and availability.
• Provide knowledgeable recommendations based on the client's needs and interests.
• Create a positive and professional client experience during every interaction.
• Handle client concerns, questions, and complaints professionally and escalate issues to management when required.
• Maintain a high level of professionalism and confidentiality at all times.

• Book, modify, confirm, and reschedule client appointments.
• Optimize schedules by filling cancellations and available appointment times.
• Recommend additional services or treatments when appropriate.
• Help maximize bookings across both Maison Aqua Spa and Nuance Medi Spa.
• Contact clients when appointments become available due to cancellations.
• Follow up with clients who have inquired about services but have not yet booked.

• Actively promote spa services, packages, memberships, gift cards, and promotions.
• Identify opportunities to increase sales through service recommendations and upgrades.
• Convert phone inquiries into confirmed appointments.
• Follow up on leads and potential clients.
• Encourage clients to return and book future appointments.
• Support management initiatives designed to increase bookings, client retention, and overall revenue.
• Meet or exceed established booking and sales targets.

• Follow up with new clients after their first visit when appropriate.
• Contact existing clients who have not visited recently.
• Promote seasonal promotions, new services, special events, and packages.
• Maintain accurate client notes and information in the booking system.
• Assist with client recall and rebooking campaigns.

• Maintain accurate client information and appointment records.
• Communicate important client information to Reception, Spa, and Management teams.
• Assist with daily call lists, follow-ups, promotions, and other administrative tasks.
• Work closely with management to identify opportunities to improve the client experience and increase sales.
• Follow all company procedures regarding client communication, booking, cancellations, payments, and confidentiality.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE

• Previous experience in a call center, customer service, reception, hospitality, spa, hotel, medical spa, clinic, or sales environment is an asset.
• Excellent verbal communication and interpersonal skills.
• Professional and confident telephone manner.
• Strong sales and customer service skills.
• Ability to confidently recommend services and close bookings.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Ability to remain calm and professional in a busy environment.
• Comfortable working with booking and computer systems.
• Strong attention to detail.
• Excellent English communication skills; French is an asset.
• Ability to work independently while also being an effective team player.
• Previous spa, hotel, luxury hospitality, or medi-spa experience is considered a strong asset.

PERSONALITY & ATTRIBUTES

• Warm, friendly, and welcoming
• Confident and professional on the phone
• Sales-driven and motivated by results
• Positive and energetic
• Highly organized
• Reliable and punctual
• Patient and solutions-oriented
• Comfortable speaking with a wide variety of clients
• Detail-oriented
• A strong team player
• Able to multitask in a fast-paced environment

WHAT WE OFFER

• Opportunity to work with two established luxury spa businesses
• Professional and supportive team environment
• Employee spa and treatment benefits
• Opportunities for growth and advancement
• Training on spa services
• Opportunities to develop customer service and sales skills
• Competitive compensation based on experience
• Potential performance-based incentives and bonuses

HOW TO APPLY

REPRÉSENTANT(E) DU CENTRE D’APPELS ET SERVICE À LA CLIENTÈLE

APERÇU DU POSTE

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Répondre aux appels entrants de façon professionnelle, chaleureuse et accueillante.
• Répondre aux questions des clients concernant les services, soins, prix, promotions, abonnements, forfaits et disponibilités.
• Recommander les services et soins appropriés selon les besoins et les intérêts du client.
• Offrir une expérience client positive et professionnelle lors de chaque interaction.
• Gérer les questions, préoccupations et plaintes des clients de façon professionnelle et transmettre les situations complexes à la direction au besoin.
• Respecter en tout temps les normes de professionnalisme et de confidentialité.

• Prendre, modifier, confirmer et déplacer les rendez-vous des clients.
• Optimiser les horaires en comblant les annulations et les plages horaires disponibles.
• Recommander des services ou soins supplémentaires lorsque pertinent.
• Contribuer à maximiser les réservations pour Maison Aqua Spa et Nuance Medi Spa.
• Communiquer avec les clients lorsqu’une disponibilité se libère à la suite d’une annulation.
• Effectuer le suivi auprès des clients qui ont demandé de l’information sans avoir encore pris de rendez-vous.

• Promouvoir activement les services, soins, forfaits, abonnements, cartes-cadeaux et promotions.
• Identifier les occasions d’augmenter les ventes grâce à la recommandation de services complémentaires ou de soins additionnels.
• Transformer les demandes téléphoniques en rendez-vous confirmés.
• Effectuer le suivi des prospects et des clients potentiels.
• Encourager les clients à reprendre rendez-vous et à revenir régulièrement.
• Soutenir les initiatives de la direction visant à augmenter les réservations, la fidélisation de la clientèle et les revenus.
• Atteindre ou dépasser les objectifs de réservation et de vente établis.

• Effectuer un suivi auprès des nouveaux clients après leur première visite, lorsque pertinent.
• Communiquer avec les clients qui n’ont pas visité nos établissements depuis un certain temps.
• Informer les clients des promotions saisonnières, nouveaux services, événements spéciaux et forfaits.
• Maintenir des notes et renseignements précis dans le système de réservation.
• Participer aux campagnes de rappel et de reprise de rendez-vous.

• Maintenir les renseignements et dossiers des clients à jour.
• Communiquer les informations importantes aux équipes de la Réception, du Spa, et à la direction.
• Effectuer les listes d’appels, suivis, communications promotionnelles et autres tâches administratives requises.
• Collaborer étroitement avec la direction afin d’identifier des façons d’améliorer l’expérience client et d’augmenter les ventes.
• Respecter toutes les procédures de l’entreprise concernant les réservations, annulations, paiements, communications avec les clients et confidentialité.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

• Expérience dans un centre d’appels, en service à la clientèle, réception, hôtellerie, spa, hôtel, clinique ou vente, un atout.
• Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles.
• Très bonne communication et attitude professionnelle au téléphone.
• Excellentes aptitudes en vente et en service à la clientèle.
• Capacité à recommander des services avec confiance et à conclure une réservation.
• Excellentes capacités d’organisation et de gestion de plusieurs tâches simultanément.
• Capacité à demeurer calme et professionnel(le) dans un environnement dynamique.
• À l’aise avec les systèmes informatiques et les logiciels de réservation.
• Grande attention aux détails.
• Excellente communication en français et en anglais.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe.
• Une expérience dans le domaine du spa, de l’hôtellerie, de l’hospitalité haut de gamme ou du médi-spa constitue un atout important.

PROFIL RECHERCHÉ

• Chaleureuse, accueillante et souriante
• Confiante et professionnelle au téléphone
• Axée sur les ventes et motivée par l’atteinte des résultats
• Positive et énergique
• Très organisée
• Fiable et ponctuelle
• Patiente et axée sur la recherche de solutions
• À l’aise de communiquer avec différents types de clients
• Soucieuse des détails
• Une excellente joueuse d’équipe
• Capable de gérer plusieurs tâches dans un environnement rapide et dynamique

CE QUE NOUS OFFRONS

• L’opportunité de travailler au sein de deux entreprises établies dans le domaine du spa et du médi-spa haut de gamme
• Un environnement professionnel et une équipe dynamique
• Des avantages sur les soins et services du spa
• Des possibilités d’avancement professionnel
• De la formation sur les services et soins offerts au spa
• Des possibilités de développer vos compétences en service à la clientèle et en vente
• Une rémunération concurrentielle selon l’expérience
• Possibilité de primes et d’incitatifs basés sur la performance

POUR POSTULER